Ningún usuario accederá a los grupos de chat de tu organización si un administrador no le invita.
Aquí tienes un paso a paso para dar de alta a un usuario en tu plataforma de comunicación en Ommnio:
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Accede a la versión web de Ommnio y pulsa sobre la pestaña "Usuarios". Recuerda que sólo los administradores (de Cuenta o de Equipo) tenéis acceso a esta pestaña.
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Allí encontrarás el listado de los usuarios que ya hayas dado de alta, bien si lo hiciste tú a mano o bien si lo hicimos de manera automática integrando sistemas entre tu organización y Ommnio. En la parte superior derecha de la pantalla tendrás siempre visible el botón "Añadir usuario". Púlsalo.
- Al pulsar sobre el botón "Añadir usuario" aparecerá un formulario. El formulario se explica solo, pero te dejamos en este artículo todo lujo de detalles. Sigue leyendo. 🤓
- Sólo hay cuatro campos que son obligatorios y es importante completarlos bien porque serán la información pública que todos veréis de este usuario cuando participe en Ommnio:
- Nombre
- Apellidos
- Posición
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Área
El resto de campos son opcionales y te animamos a completarlos si luego los vas a necesitar para hacer equipos y grupos. Imagínate que querrás hacer un grupo para cada equipo y su responsable. En este caso completar el campo "Reporta a", te ayudará porque luego será mucho más sencillo encontrar a todos los usuarios que reportan a una persona en concreto. O si luego tienes previsto hacer grupos por localizaciones, uniendo a personas que trabajan, por ejemplo, en un mismo centro de trabajo. ¿Se entiende? 🤔
- El campo código es imprescindible si tienes algún sistema de automatización de procesos (ej: el envío de la nómina con un Bot). Sin ese código de usuario, no podremos integrar los sistemas para que reciban mensajes automáticos personalizados.
- También tienes a tu disposición el campo "Zona horaria" y "Horario laboral". Estos dos campos son especialmente útiles si quieres que tus usuarios reciban notificaciones al móvil sólo mientras están en activo vinculados a tu organización. Por defecto la Zona horaria que sale preseleccionada es la que habrás determinado en la Configuración General, pero puedes cambiarla si tu usuario está en otro lugar del planeta. 🌎
- Las "Etiquetas" 🏷️ (o "Tags" en inglés), son muy útiles para ordenar a los usuarios de múltiples maneras. Imagínate que quieres tener identificados a todos los usuarios dispuestos a doblar turno, o a todos los que saben hablar inglés, o a todos los que han pedido ser voluntarios de tu proyecto de Responsabilidad Social... Pon las etiquetas que necesites ("abierto a doble turno", "inglés", "voluntariado"...) y luego será facilísimo encontrarles para crear equipos y grupos especiales para ellos.
- Si tienes configurados Equipos podrás añadir al empleado al equipo o equipos a los que deba pertenecer. Recuerda que verás esos Equipos en el listado en función de tus propios permisos de Administración (si eres Administrador de Cuenta los verás todos, si eres Administrador de Equipo, verás sólo tus equipos administrados). Un nuevo usuario tendrá el rol que hayas definido por defecto al configurar el Equipo, pero lo podrás cambiar siempre que quieres. ¡Nada es para siempre! :)
- Si has vinculado Equipos a Grupos de chat, con añadir a la persona a los equipos que le correspondan será suficiente para que acceda a los grupos de chat de su interés. De lo contrario, no te olvides de añadir a tu nuevo usuario a los grupos de chat que le correspondan. ☝️IMPORTANTE: Asegúrate que está suscrito a grupos de chat (o directamente, o por pertenencia a un Equipo), porque de no ser así aceptaría la invitación y no vería ningún grupo de chat.
- Pulsa sobre "Crear usuario" y ya le habrás dado de alta. Sólo te faltará mandarle tu invitación para que se una. Pero como este artículo ya nos ha salido un poco largo, te explicamos esa parte aquí 👉 Cómo invitar a un usuario a mis grupos de chat en Ommnio