Hay dos conceptos fundamentales para configurar correctamente la cuenta de tu organización en Ommnio: Equipos y Grupos de chat.
👬 Equipo:
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- ¿Qué es? Conjunto de usuarios de tu organización a los que unes por el criterio que consideres (pertenecen al mismo departamento, por ejemplo).
- ¿Para qué sirven?
- Para que las personas que consideréis puedan administrar solo a una parte del equipo. En organizaciones grandes puede ser útil dividir la organización y distribuir la responsabilidad de administrar usuarios y contenido en Ommnio entre diferentes equipos.
- Para establecer jerarquías: Un equipo "padre" puede tener equipos "hijos". Por ejemplo, el equipo "Empresa" puede tener un equipo hijo para cada centro de trabajo. Y cada centro de trabajo, a su vez, puede tener equipos hijos para cada departamento. En cada uno de estos equipos arriba y abajo de la jerarquía puede haber administradores que gestionen únicamente su parcela en la organización.
- Para simplificar al máximo la suscripción a grupos de chat. Puedes hacer que todo miembro de un equipo X esté suscrito automáticamente a los grupos de chat W, Y y Z.
- ¿Dónde creas, editas y gestionas los equipos? En la configuración de la cuenta, en Equipos.
📣 Grupos:
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- ¿Qué es? Un grupo de chat permite que las personas miembro puedan compartir contenido. A los chats pueden suscribirse personas a título individual, o también equipos enteros. Y los grupos pueden ser abiertos (todo el mundo puede escribir) o de solo lectura (solo el administrador puede escribir). Los grupos son lo que encuentran los usuarios en la pantalla principal cuando acceden a Ommnio.
- ¿Para qué sirven?
- Para comunicarse y compartir contenido. En cada grupo de chat los usuarios miembros tendrán acceso a las conversaciones y a los ficheros que se haya compartido.
- Si son grupos abiertos, también servirán para que los miembros del grupo de chat puedan hablar entre ellos privadamente.
- ¿Dónde creas, editas y gestionas los grupos?
- Si eres un Administrador de Cuenta 🏭 puedes ver TODOS los grupos de tu organización en la configuración de la cuenta, en Chats. Deberás unirte para ver el contenido y administrar el grupo.
- Tanto si eres Administrador de Cuenta 🏭 como si eres Administrador de Equipo 👬 todos los grupos a los que perteneces están disponibles en la pestaña Chats.
El equipo de Ommnio te ayudará a configurar la cuenta de tu organización al desplegar la herramienta. Y luego estará siempre a tu disposición para ayudarte a mantenerla. Pero te dejamos a continuación un paso a paso por si quieres aventurarte a configurarla tú. 👇
1. Crea los equipos
Ves a la configuración, apartado Equipos, y crea los equipos:
Los Equipos pueden tener dependencias jerárquicas entre ellos. Así, por ejemplo, puedes crear un equipo de Camioneros y otro de Carretilleros, cada uno con su Administrador de Equipo y con sus grupos de chat vinculados, y que a la vez ambos pertenezcan al equipo Logística, donde podrá haber otro administrador de Equipo que siempre tendrá visibilidad sobre toda la organización que depende de su Equipo (Camioneros, Carretilleros, etc.). Logística, a su vez, puede ser un equipo que depende jerárquicamente de otro llamado Centro Tarragona, que aglutine a éste, y a Operaciones, Almacén, etc.
Un ejemplo:
- Empresa ACME (Administrador de Cuenta - Responsable de RRHH)
- Centro Tarragona (Administrador de Equipo - Responsable de centro de trabajo)
- Logística (Administrador de Equipo - Responsable de Logística)
- Carretilleros (Administrador de Equipo - Responsable de carretilleros)
- Camioneros (Administrador de Equipo - Responsable de camioneros)
- Operaciones (Administrador de Equipo - Responsable de Operaciones)
- Centro Sevilla
- Etc.
Para crear un equipo nuevo pulsa sobre el botón del margen superior derecho, en la configuración, apartado Equipos:
2. Añade usuarios a los equipos
Filtra por todos los criterios que necesites (en la caja buscadora, y/o ordenando por cada columna) y añade a las personas que consideres a cada equipo pulsando sobre la casilla de selección. En la parte superior verás cuántas personas forman parte del equipo según tu selección.
3. Suscribe equipos a grupos de chat
Crea o edita grupos de chat y vincula a equipos completos, o personas a título individual.
Si quieres que todo un equipo esté suscrito a un grupo de chat en particular, selecciónalo al crear el grupo 👇
O selecciona a usuarios a título individual en el listado que verás en la parte inferior del formulario de creación o edición de grupo.
Tanto si seleccionas a un equipo completo, como si seleccionas individuos, en la creación y edición de grupos de chat siempre podrás escoger qué rol asignarles:
Cuando a un equipo le asignas el rol de "Escritor" o "Administrador" de grupo, todas las personas pertenecientes a ese equipo tendrán esos privilegios. Esto puede ser especialmente útil si, por ejemplo, tu organización tiene a un grupo de usuarios que deben administrar diferentes grupos (p.e. todo el equipo de Recursos Humanos). Podrás crear un equipo específico para ellos (llamado "Administradores", por ejemplo), y añadirles con el rol de administración en cada grupo de chat que deban administrar. Si alguna de esas personas causa baja y debe ser sustituida, con añadir a la nueva incorporación al equipo "Administradores" le quedarán asignados todos los permisos, sin más complicación.